Des ordres de mission dispersés
Chaque agence envoie ses demandes à sa façon : message vocal, capture d'écran, e-mail ou appel tardif. Le dispatcher recopie tout à la main et une mission finit par être oubliée.
Transport touristique
Logiciel de transport touristique pour planifier flotte et chauffeurs
Minibus, 4x4, autocars et chauffeurs : votre activité dépend d'un planning juste et à jour. Siyaha Pro centralise les missions de vos agences clientes, affecte véhicules et chauffeurs et garde la trace de chaque prestation jusqu'à la facture.
Ce qui complique le quotidien d'un transporteur touristique
Des doubles affectations
Le même minibus est promis à deux agences le même matin, ou un chauffeur rentré tard de Merzouga est programmé à l'aube pour l'aéroport. Le problème apparaît sur le parking.
Des imprévus difficiles à absorber
Un vol retardé, un véhicule en panne ou un chauffeur malade obligent à tout réorganiser. Sans vue d'ensemble, chaque changement déclenche une série d'appels et de nouvelles erreurs.
Des prestations non facturées
Un transfert ajouté au dernier moment, une attente à l'aéroport ou un détour non prévu ne sont pas notés. En fin de mois, le relevé envoyé à l'agence cliente est incomplet.
Le cycle d'une mission de transport touristique
- 1Recevoir la demande
La demande de l'agence cliente est saisie avec le type de service, les horaires, le numéro de vol, le nombre de passagers, les bagages et les points de prise en charge.
- 2Planifier et affecter
Le dispatcher choisit un véhicule adapté et un chauffeur disponible en voyant le planning de la journée, les missions longues en cours et les véhicules indisponibles.
- 3Informer le chauffeur
Le chauffeur dispose de sa feuille de mission : horaires, adresses, nom du groupe, contact sur place et consignes particulières comme un siège bébé ou une pancarte d'accueil.
- 4Exécuter et mettre à jour
La mission passe de planifiée à en cours puis terminée. Les changements (retard, passager en plus, attente) sont notés dans la mission au moment où ils arrivent.
- 5Facturer l'agence cliente
Les missions terminées sont regroupées par client pour préparer la facture ou le relevé mensuel, avec les suppléments documentés et le suivi des règlements.
Les fonctions conçues pour les transporteurs touristiques
Transport & flotte
Gestion de la flotte
Chaque véhicule a sa fiche : type, capacité, statut opérationnel et notes. Un minibus au garage est marqué indisponible et ne peut plus être affecté par erreur à une mission.
TransfertsTransferts aéroport et hôtels
Planifiez les arrivées et départs de Marrakech-Menara, Agadir ou Fès-Saïss avec numéros de vol, hôtels et riads. Chaque transfert est relié à un véhicule et à un chauffeur précis.
Calendrier des opérationsPlanning visuel des missions
Le calendrier montre toutes les missions de la journée et de la semaine par véhicule et par chauffeur. Vous repérez immédiatement un conflit d'horaires ou un véhicule encore libre.
Équipe & permissionsChauffeurs et rôles
Enregistrez vos chauffeurs, leurs disponibilités et leurs affectations. Les dispatchers, les comptables et la direction disposent chacun des accès correspondant à leur rôle, sans voir ce qui ne les concerne pas.
Clients & CRMAgences clientes
Agences de voyages, DMC et hôtels clients ont chacun leur fiche avec contacts, conditions et historique des missions réalisées, ce qui facilite le suivi commercial et les réponses aux réclamations.
Factures & paiementsFacturation par client
Regroupez les missions terminées d'une agence sur la période, ajoutez les suppléments documentés et émettez une facture claire. Les paiements reçus et les montants en attente restent visibles.
Cas concret
Exemple : un samedi chargé à Marrakech avec une panne de dernière minute
Votre société de transport basée à Marrakech assure le samedi des arrivées et départs à Marrakech-Menara pour quatre agences, plus un départ en 4x4 vers Merzouga. Le vendredi soir, un minibus de dix-sept places tombe en panne et un vol d'arrivée est annoncé avec deux heures de retard.
Avec Siyaha Pro
- Le minibus est passé en indisponible et ses missions du samedi apparaissent sans véhicule dans le planning.
- Le dispatcher réaffecte ces missions à un autre véhicule libre et à un chauffeur reposé.
- L'horaire du transfert retardé est modifié et le chauffeur concerné voit la nouvelle heure dans sa mission.
- L'attente supplémentaire est notée sur la mission pour être facturée à l'agence en fin de mois.
Le résultat
Aucun client n'attend à l'aéroport, les agences sont servies comme prévu et le supplément lié au retard est facturé au lieu d'être oublié.
Choisir un logiciel adapté au transport touristique
Un transporteur touristique n'a pas les mêmes besoins qu'une agence de voyages. Votre produit, c'est une mission exécutée à l'heure avec le bon véhicule et le bon chauffeur. Le logiciel doit donc être pensé autour du planning et de la flotte, puis relier chaque mission à son client et à sa facture.
Le planning avant tout
Testez d'abord la vue planning. Pouvez-vous voir en un écran toutes les missions de demain, par véhicule et par chauffeur ? Un conflit d'horaires est-il visible avant l'affectation ? Si le dispatcher doit ouvrir dix fiches pour comprendre sa journée, l'outil ne tiendra pas en haute saison. Le calendrier des opérations de Siyaha Pro affiche missions, transferts, véhicules et chauffeurs au même endroit.
Une flotte décrite avec précision
Capacité réelle, type de véhicule, bagages possibles, statut opérationnel : ces informations évitent d'envoyer une berline pour six passagers avec leurs valises ou un autocar dans une ruelle de la médina. Vérifiez que l'outil permet de retirer temporairement un véhicule du planning pour entretien ou réparation.
Les chauffeurs comme ressource à protéger
Un chauffeur qui rentre d'un circuit de trois jours dans le Sud ne doit pas repartir à l'aube. Un bon logiciel montre les missions longues en cours et les enchaînements trop serrés. C'est une question de sécurité autant que de qualité de service.
Des missions qui deviennent des factures
La plupart des transporteurs travaillent pour des agences et des DMC avec une facturation mensuelle. Choisissez un outil qui regroupe les missions terminées par client et qui garde les suppléments notés en cours de route : attente, kilomètres supplémentaires, passager ajouté. C'est souvent là que se joue une partie de votre marge.
Pensé pour le terrain
Le dispatcher est rarement assis toute la journée. Un logiciel accessible depuis un téléphone permet de réaffecter une mission depuis l'aéroport ou le dépôt. Les permissions par rôle limitent ce que chacun peut voir ou modifier.
Évoluer vers les excursions et transferts complets
Beaucoup de transporteurs finissent par vendre eux-mêmes des transferts et des excursions. Un outil qui couvre aussi les réservations et les circuits vous évite de changer de système le jour où votre activité s'élargit.
Préparer la mise en route
Avant l'essai, rassemblez la liste de vos véhicules, de vos chauffeurs et de vos agences clientes. Saisissez ensuite une semaine réelle de missions : vous verrez vite si le planning reflète votre façon de travailler.
Pour aller plus loin, lisez notre guide du logiciel de transport touristique au Maroc et notre article sur la gestion des excursions et transferts, puis lancez l'essai gratuit avec votre propre flotte.
Questions fréquentes
Une question sur votre cas particulier ? Notre équipe vous répond.
Parler à notre équipeSiyaha Pro convient-il à une petite flotte de quelques véhicules ?
Oui. Un transporteur avec trois ou quatre minibus profite déjà d'un planning partagé, d'affectations sans doublon et d'une facturation par agence cliente. Les mêmes outils accompagnent ensuite l'ajout de véhicules et de chauffeurs.
Peut-on gérer des chauffeurs sous-traitants ou des véhicules loués ?
Oui. Un véhicule ou un chauffeur externe peut être enregistré et affecté aux missions comme vos propres ressources, tandis que le transporteur partenaire est suivi dans la base fournisseurs avec ses conditions.
Comment sont gérés les changements d'horaire de vol ?
L'horaire est modifié dans la mission de transfert. Le planning se met à jour, le conflit éventuel avec une autre mission devient visible, et le chauffeur consulte la nouvelle heure dans sa mission.
Les chauffeurs ont-ils accès au logiciel ?
Vous pouvez leur donner un accès limité à leur rôle pour consulter leurs missions. Ils ne voient ni les tarifs clients ni les données des autres services, selon les permissions que vous définissez.
Comment préparer la facture mensuelle d'une agence ?
Les missions terminées pour cette agence sur la période sont regroupées avec leurs suppléments notés. Vous vérifiez la liste, émettez la facture et suivez ensuite son paiement depuis la fiche du client.
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