Des places vendues en double
Les réservations arrivent par les riads, les agences partenaires, WhatsApp et le comptoir. Sans compteur partagé, un minibus de 17 places se retrouve avec 20 participants confirmés.
Excursions et activités
Logiciel de gestion d'excursions pour opérateurs d'activités
Siyaha Pro aide les opérateurs d'excursions à piloter chaque départ : places disponibles, ramassages à l'hôtel, guides, véhicules et encaissements. Une seule source fiable, de la réservation du matin jusqu'au retour du groupe le soir.
Ce qui complique la journée d'un opérateur d'excursions
Des ramassages mal coordonnés
Le chauffeur reçoit la veille au soir une liste de riads incomplète. Une adresse manque dans la médina, un client attend au mauvais endroit et tout le départ prend du retard.
Des guides affectés au dernier moment
Qui accompagne la sortie Ourika demain, en français ou en espagnol ? Quand l'information circule par téléphone, les erreurs de langue et les doubles affectations deviennent fréquentes.
Des encaissements difficiles à rapprocher
Acompte payé à la réservation, solde en espèces au départ, commission due au réceptionniste de l'hôtel : en fin de semaine, personne ne sait exactement ce qui reste à encaisser.
Le déroulé d'une excursion, de la vente au retour
- 1Publier le catalogue et les départs
Créez chaque produit (Ourika, Ouzoud, Agafay, Essaouira) avec ses jours de départ, sa capacité, ses tarifs adulte et enfant et ses points de ramassage.
- 2Enregistrer les réservations
Chaque vente, qu'elle vienne d'un hôtel, d'une agence ou du comptoir, est rattachée au bon départ avec le nom, l'hébergement, le téléphone et la langue du participant.
- 3Préparer la veille
Le planning du lendemain regroupe les participants par départ et par lieu de ramassage, et fait ressortir les départs complets ou encore sous le minimum prévu.
- 4Affecter guide, véhicule et chauffeur
Associez à chaque départ un guide qui parle la langue du groupe, un véhicule adapté au nombre de passagers et à la piste, et un chauffeur disponible.
- 5Clôturer et encaisser
Au retour, notez les absents, enregistrez les soldes encaissés et les commissions des revendeurs, puis consultez le résultat de chaque excursion.
Les fonctions utiles à un opérateur d'excursions
Circuits & excursions
Catalogue et départs programmés
Chaque excursion a ses jours de départ, sa capacité, ses tarifs par catégorie et ses options, comme le déjeuner chez l'habitant ou la balade à dos de dromadaire. Les places restantes se mettent à jour à chaque vente.
RéservationsRéservations par participant
Nombre d'adultes et d'enfants, riad de ramassage, langue souhaitée, source de la vente et notes internes : les informations utiles au terrain sont saisies une seule fois puis partagées avec l'équipe.
Calendrier des opérationsPlanning des départs
Le calendrier des opérations affiche les départs du jour et de la semaine avec les guides et véhicules affectés, pour repérer immédiatement ce qui reste à organiser avant le lendemain matin.
Transport & flotteVéhicules et chauffeurs adaptés
Choisissez entre minibus, 4x4 ou autocar selon la taille du groupe et l'état de la piste. La disponibilité des véhicules et des chauffeurs évite de promettre un départ impossible à assurer.
FournisseursGuides et prestataires d'activités
Gardez vos guides, restaurants de la vallée, loueurs de quads et campements avec leurs tarifs, leurs langues et vos notes, pour préparer chaque sortie sans chercher les contacts.
Factures & paiementsAcomptes, soldes et commissions
Suivez ce qui a été payé à la réservation, ce qui doit être encaissé au départ et les commissions dues aux hôtels et agences revendeurs, départ par départ.
Cas concret
Exemple : un samedi chargé au départ de Marrakech
Un samedi de printemps, un opérateur de Marrakech programme trois départs : vallée de l'Ourika, cascades d'Ouzoud et coucher de soleil dans le désert d'Agafay. Les ventes arrivent de plusieurs riads, de deux agences partenaires et du comptoir, et seuls deux guides parlent espagnol.
Avec Siyaha Pro
- Chaque vente est enregistrée sur le bon départ, et le minibus d'Ouzoud n'est plus proposé dès qu'il est complet.
- La veille au soir, le planning regroupe les participants par riad et par quartier pour préparer l'ordre de ramassage.
- Les guides hispanophones sont affectés aux groupes concernés et un 4x4 est réservé pour la piste d'Agafay.
- Au retour, l'équipe saisit les soldes payés en espèces et les commissions dues aux riads revendeurs.
Le résultat
Chaque chauffeur part avec une liste exacte, aucun client n'est oublié dans la médina et le gérant connaît le résultat de la journée avant de fermer le bureau.
Bien choisir un logiciel pour gérer ses excursions
Un opérateur d'excursions ne vend pas des dossiers, il remplit des départs. Le bon logiciel doit donc raisonner en départs datés, avec une capacité, un véhicule et un guide, et pas seulement comme un carnet de réservations. Voici les points à vérifier avant de choisir.
Partir du départ, pas seulement de la réservation
Chaque excursion programmée doit avoir sa propre capacité et afficher les places restantes au moment où vous vendez. Si votre outil ignore qu'un départ pour Ouzoud est complet, vos vendeurs, vos riads partenaires et votre comptoir continueront à vendre. Vérifiez aussi la gestion des sorties privées, des options payantes et des tarifs enfants, très fréquents pendant les vacances scolaires européennes.
Le ramassage et la langue comptent autant que la vente
À Marrakech comme à Agadir, la journée se joue souvent entre 7 h et 8 h 30, au moment des ramassages. Le logiciel doit conserver l'hébergement de chaque participant, un point de rendez-vous quand le véhicule ne peut pas entrer dans la médina, et la langue souhaitée. Ces informations permettent de composer des groupes cohérents et d'affecter le bon guide. Dans Siyaha Pro, elles sont saisies une fois à la réservation, puis reprises dans le planning du lendemain.
Suivre les revendeurs et leurs commissions
Une grande partie des ventes passe par les réceptions d'hôtels, les riads et les agences. Choisissez un outil qui enregistre la source de chaque réservation et la commission associée. Sans cela, le rapprochement de fin de mois se fait à la main et les désaccords se multiplient. Le module factures et paiements permet de suivre acomptes, soldes et sommes dues à chaque partenaire.
Un accès utilisable sur le terrain
Votre équipe n'est pas toujours au bureau. Le responsable des opérations doit pouvoir vérifier une liste de participants depuis son téléphone, au point de départ ou sur la route du Tizi n'Tichka. Un outil en ligne, accessible depuis n'importe quel appareil, avec des droits adaptés à chaque rôle, évite d'envoyer des captures d'écran sur les messageries et de travailler sur des listes périmées.
Les questions à poser avant de vous engager
- Le logiciel empêche-t-il de vendre un départ déjà complet ?
- Peut-on associer un guide, un véhicule et un chauffeur à chaque départ, et voir les conflits ?
- Les soldes encaissés en espèces au départ sont-ils suivis jusqu'au rapprochement ?
- Les excursions et les transferts partagent-ils le même planning de véhicules ?
Ce dernier point est essentiel si vous assurez aussi des transferts : un minibus engagé à l'aéroport de Marrakech-Menara à 9 h ne peut pas partir vers l'Ourika à 8 h 30. Pour aller plus loin, lisez notre guide gérer excursions et transferts ou consultez la page logiciel de transfert touristique. Le plus simple reste de tester Siyaha Pro avec vos propres départs : l'essai gratuit d'un mois se fait sans carte bancaire et sans engagement.
Questions fréquentes
Une question sur votre cas particulier ? Notre équipe vous répond.
Parler à notre équipePuis-je gérer à la fois des départs regroupés et des excursions privées ?
Oui. Un départ regroupé possède une capacité partagée entre plusieurs réservations, tandis qu'une sortie privée est réservée pour un seul client ou une seule famille. Les deux apparaissent dans le même planning, avec leurs guides, véhicules et chauffeurs affectés.
Comment éviter de vendre plus de places que la capacité du véhicule ?
Chaque départ a une capacité définie. À chaque réservation enregistrée, les places restantes sont recalculées pour toute l'équipe. Quand le départ est complet, vous le voyez immédiatement et pouvez ouvrir un second véhicule ou proposer une autre date au client.
Mes guides et chauffeurs peuvent-ils consulter leurs missions ?
Vous pouvez leur créer un accès utilisateur avec des droits limités selon leur rôle. Ils consultent alors depuis leur téléphone les départs qui les concernent, les listes de participants et les points de ramassage, sans voir les données commerciales ou financières.
Le logiciel suit-il les commissions des hôtels et des agences revendeurs ?
Oui. La source de chaque vente est enregistrée sur la réservation, ce qui permet de retrouver les montants dus à chaque riad, hôtel ou agence partenaire et de préparer un rapprochement clair en fin de semaine ou de mois.
Puis-je essayer Siyaha Pro avec mes propres excursions ?
Oui. L'essai gratuit dure un mois, sans carte bancaire et sans engagement. Vous pouvez y créer votre catalogue, vos départs de la semaine et quelques réservations réelles pour vérifier que l'outil correspond à votre façon de travailler.
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