Des changements d'horaire mal transmis
Un vol arrive avec deux heures de retard, un client avance son départ. Si la modification reste dans un message vocal, le chauffeur se présente à la mauvaise heure ou à la mauvaise porte.
Transferts touristiques
Logiciel de gestion des transferts aéroport et hôtel
Siyaha Pro donne aux sociétés de transfert une vue claire des arrivées et des départs : numéros de vol, horaires, passagers, bagages, véhicules et chauffeurs. Chaque mission est suivie de la demande de l'agence jusqu'à la facture mensuelle.
Les difficultés propres à une activité de transferts
Des pics d'arrivées impossibles à visualiser
Le samedi, plusieurs vols charters atterrissent à Menara ou à Agadir dans la même heure. Sans vue par tranche horaire, on découvre trop tard qu'il manque un véhicule.
Des capacités mal calculées
Sept passagers, un fauteuil roulant et des sacs de golf ne tiennent pas dans le véhicule prévu. Le nombre de places ne suffit pas, il faut aussi tenir compte des bagages.
Une facturation mensuelle laborieuse
Chaque agence donneuse d'ordre attend un relevé exact. Retrouver les missions réalisées, annulées ou sans présentation du client prend des journées entières à la fin du mois.
Le cycle d'un transfert, de la demande à la facture
- 1Recevoir la demande
L'agence, l'hôtel ou le client transmet le vol, l'horaire, le nombre de passagers, les bagages et l'adresse. La mission est créée avec son type : arrivée, départ ou point à point.
- 2Regrouper par tranche horaire
Les arrivées et départs du jour sont classés par aéroport et par heure. Les passagers d'un même vol vers une même zone peuvent être regroupés dans un seul véhicule.
- 3Affecter véhicule et chauffeur
Chaque mission reçoit un véhicule dont la capacité couvre passagers et bagages, et un chauffeur disponible sur ce créneau, sans chevauchement avec une autre course.
- 4Suivre l'exécution
Le statut évolue au fil de la journée : à confirmer, affecté, en cours, terminé ou client absent. Le bureau sait en permanence où en est chaque transfert.
- 5Facturer par donneur d'ordre
En fin de période, les missions réalisées sont regroupées par agence ou par hôtel pour établir les factures et suivre les paiements reçus.
Les fonctions dont une société de transferts a besoin
Transferts
Missions aéroport, hôtel et point à point
Numéro de vol, terminal, heure prévue, adresse de prise en charge, nom à inscrire sur la pancarte d'accueil : chaque mission contient ce que le chauffeur doit savoir avant de partir.
Transport & flotteCapacité réelle de la flotte
Berlines, vans, minibus et autocars sont enregistrés avec leur nombre de places et leurs contraintes. Vous voyez quels véhicules et quels chauffeurs sont libres sur chaque créneau de la journée.
Calendrier des opérationsVue des arrivées et des départs
Le calendrier des opérations affiche les missions par jour et par heure. Les pics du week end et les retours tardifs à l'aéroport deviennent visibles plusieurs jours à l'avance.
RéservationsTransferts liés au dossier client
L'aller et le retour d'un même séjour restent rattachés au même dossier. Quand le client change de date de départ, l'équipe retrouve immédiatement le transfert concerné.
Clients & CRMAgences et hôtels donneurs d'ordre
Chaque agence partenaire, hôtel ou organisateur de séminaire a sa fiche avec ses contacts, ses conditions et l'historique des missions confiées, utile pour répondre vite et négocier.
Factures & paiementsRelevés et factures par client
Les missions terminées sont prêtes à facturer par donneur d'ordre. Les factures émises, les paiements reçus et les montants en attente se suivent sans tableur parallèle.
Cas concret
Exemple : un séminaire qui arrive à Agadir
Une agence de Casablanca confie l'accueil d'un séminaire d'entreprise à un transporteur d'Agadir. Les participants arrivent par deux vols à l'aéroport Agadir Al Massira, logent dans deux hôtels différents, l'un en ville, l'autre à Taghazout, et le second vol est annoncé en retard.
Avec Siyaha Pro
- Les missions sont créées pour chaque vol, avec le nombre de passagers, les bagages et l'hôtel de destination.
- Le calendrier montre les deux arrivées et propose de regrouper les participants par hôtel plutôt que par vol.
- À l'annonce du retard, l'horaire est modifié sur la mission et le chauffeur concerné voit le nouveau créneau.
- Les transferts retour du séminaire sont planifiés dans le même dossier, puis facturés à l'agence en une fois.
Le résultat
Personne n'attend devant le terminal, l'agence reçoit une facture claire et le transporteur garde l'historique complet pour le prochain séminaire.
Ce qu'un bon logiciel de transferts doit vraiment gérer
Un transfert semble simple : prendre des passagers à un point A et les déposer à un point B. En pratique, une société de transferts gère chaque jour des dizaines de variables qui changent jusqu'à la dernière minute. Avant de choisir un outil, vérifiez qu'il couvre les points suivants.
Le vol est l'information centrale
Une mission d'arrivée n'a de sens qu'avec son numéro de vol, son aéroport, son terminal et son heure prévue. Quand l'horaire change, la modification doit être visible au même moment par le bureau et par le chauffeur. Méfiez-vous des outils qui ne prévoient qu'un champ « heure » générique : vous perdrez la trace de l'origine du changement. Dans Siyaha Pro, le vol et l'horaire font partie de la mission elle-même.
Raisonner en places et en bagages
Une famille de cinq avec deux poussettes, un groupe de golfeurs ou un couple avec une planche de surf à Taghazout n'ont pas les mêmes besoins. Le logiciel doit vous aider à choisir un véhicule réellement adapté, pas seulement à vérifier le nombre de sièges. Notez aussi les demandes particulières : siège enfant, assistance pour personne à mobilité réduite, accueil avec pancarte.
Distinguer clairement les statuts
À confirmer, affecté, en cours, terminé, annulé, client absent : ces statuts déterminent ce que vous facturez. Une mission annulée la veille et une mission où le client ne s'est pas présenté n'ont pas les mêmes conséquences contractuelles avec l'agence. Un historique fiable évite les discussions au moment du relevé.
Penser à la facturation dès la saisie
La plupart des transferts sont commandés par des agences, des hôtels ou des organisateurs d'événements qui paient en fin de mois. Si chaque mission est rattachée à son donneur d'ordre dès sa création, la facturation devient un simple regroupement. Le module factures et paiements suit ensuite les montants encaissés et en attente.
Partager la flotte avec vos autres activités
Beaucoup de transporteurs assurent aussi des excursions ou des circuits. Dans ce cas, les mêmes véhicules et les mêmes chauffeurs doivent apparaître dans un seul planning, sinon les doubles affectations sont inévitables. Consultez notre page logiciel de transport touristique si la gestion de flotte est votre cœur de métier, et notre article choisir un logiciel de transport touristique au Maroc.
Enfin, testez avec vos vraies missions de la semaine : c'est la meilleure façon de juger. L'essai gratuit d'un mois ne demande ni carte bancaire ni engagement.
Questions fréquentes
Une question sur votre cas particulier ? Notre équipe vous répond.
Parler à notre équipeQue se passe-t-il quand un vol est retardé ?
Vous modifiez l'horaire directement sur la mission. Le changement apparaît aussitôt dans le planning du bureau et dans les missions du chauffeur concerné. Vous pouvez alors vérifier si le véhicule reste disponible ou s'il faut réaffecter la course à un autre chauffeur.
Puis-je gérer les transferts aller et retour d'un même client ?
Oui. Les deux missions sont rattachées au même dossier de réservation. Vous voyez d'un coup d'œil l'arrivée et le départ du client, et toute modification de séjour se répercute facilement sur le transfert retour.
Comment facturer plusieurs agences partenaires en fin de mois ?
Chaque mission est liée à son donneur d'ordre. En fin de période, vous filtrez les missions terminées par agence ou par hôtel pour établir la facture, puis vous suivez son paiement. Les missions annulées ou sans présentation restent identifiables.
Mes chauffeurs ont-ils accès à leurs missions ?
Vous pouvez créer un accès chauffeur avec des droits limités. Depuis son téléphone, le chauffeur consulte ses missions du jour, les horaires, les numéros de vol et les adresses de prise en charge, sans accès aux tarifs ni à la facturation.
Le logiciel convient-il à une petite flotte ?
Oui. Une société avec trois ou quatre véhicules gagne surtout en fiabilité et en suivi des paiements. Siyaha Pro propose plusieurs formules adaptées à la taille de l'entreprise, et vous pouvez commencer par un mois d'essai gratuit.
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