Des cotations longues à produire
Un partenaire étranger demande un prix par personne pour un circuit de huit jours sur trois bases de groupe. Le calcul dans Excel prend des heures et la moindre erreur de change ou de gratuité coûte cher.
DMC et agence réceptive
Logiciel DMC pour piloter vos dossiers groupes et fournisseurs
Un dossier DMC mélange hôtels, autocars, guides, restaurants, activités et demandes de dernière minute. Siyaha Pro rassemble la cotation, la coordination fournisseurs et le programme opérationnel dans un seul dossier partagé par vos équipes ventes et opérations.
Les difficultés propres à une DMC
Des versions de programme qui se multiplient
Le client modifie l'ordre des étapes, ajoute une nuit à Fès ou retire un déjeuner. Ventes et opérations finissent par travailler sur deux versions différentes du même programme.
Des dizaines de fournisseurs à coordonner
Hôtels, riads, autocaristes, guides diplômés, camps du désert et restaurants doivent chacun recevoir les bonnes dates, le bon nombre de personnes et les bonnes particularités du groupe.
La rentabilité connue trop tard
Entre suppléments, changements de rooming list et services ajoutés sur place, la marge réelle d'un groupe n'apparaît souvent qu'au moment de régler les fournisseurs, bien après le départ.
Le cycle d'un dossier réceptif, de la demande partenaire au post-séjour
- 1Recevoir la demande du partenaire
La demande du tour opérateur ou de l'agence étrangère est enregistrée avec la taille du groupe, les dates, le niveau d'hôtel, la langue du guide et les contraintes particulières.
- 2Coter le programme
Les prestations sont assemblées jour par jour à partir des tarifs fournisseurs, avec marge et prix par personne selon la base du groupe, puis envoyées sous forme de proposition.
- 3Confirmer et réserver les services
Après validation, chaque hôtel, transport, guide et activité est réservé et suivi par statut jusqu'à confirmation écrite du fournisseur.
- 4Préparer l'opérationnel
Rooming list, horaires, véhicules, guides et notes de terrain sont finalisés. Les équipes reçoivent un programme à jour et les documents de voyage sont prêts pour le groupe.
- 5Suivre le séjour et clôturer
Les changements sur place sont tracés dans le dossier, puis la facture partenaire est émise et les règlements fournisseurs sont rapprochés pour connaître la marge réelle.
Ce que Siyaha Pro apporte à une DMC
Opérations DMC
Dossier multi prestations
Un même dossier regroupe hébergement, transport, guides, repas et activités pour un groupe ou un individuel sur mesure. Chaque service garde son fournisseur, son statut et ses notes opérationnelles.
Voyages & itinérairesProgrammes jour par jour
Construisez un circuit Casablanca, Rabat, Fès, Merzouga, Marrakech avec étapes, horaires et nuitées. Toute modification est faite une seule fois et se retrouve dans la version remise au partenaire.
DevisCotations pour partenaires
Préparez des propositions avec prix par personne, suppléments single et variantes d'hôtels. La cotation acceptée devient le dossier opérationnel sans ressaisie des prestations.
FournisseursBase fournisseurs réceptive
Centralisez hôtels, riads, camps du désert, autocaristes, guides et restaurants avec leurs contacts, conditions et observations. Vos équipes savent qui appeler et à quelles conditions.
Calendrier des opérationsCalendrier des opérations
Visualisez les arrivées, départs, excursions et transferts de tous les groupes en cours. Les chevauchements de guides ou de véhicules apparaissent avant de devenir un problème sur le terrain.
Factures & paiementsFacturation partenaire et marge
Facturez le tour opérateur à partir du dossier, suivez ses acomptes et rapprochez les coûts fournisseurs pour connaître la rentabilité réelle de chaque groupe après le séjour.
Cas concret
Exemple : un groupe incentive de quarante personnes à Marrakech
Une agence européenne confie à votre DMC un séjour incentive de quatre nuits à Marrakech pour quarante collaborateurs : accueil à Marrakech-Menara, hôtel en Palmeraie, journée dans l'Agafay, dîner de gala et visite de la médina avec guides. Deux jours avant l'arrivée, la rooming list change et six participants arrivent par un vol plus tardif.
Avec Siyaha Pro
- La cotation validée devient un dossier DMC avec hôtel, autocars, guides, camp et dîner déjà rattachés.
- La nouvelle rooming list est mise à jour une fois et l'hôtel reçoit la version corrigée.
- Un transfert supplémentaire est ajouté pour le vol tardif et apparaît dans le calendrier des opérations.
- Après le séjour, la facture partenaire intègre les suppléments et les coûts fournisseurs sont rapprochés.
Le résultat
Les ventes, les opérations et le partenaire travaillent sur la même version du programme, et le gérant voit la marge réelle du groupe sans reconstitution manuelle.
Bien choisir un logiciel de gestion pour DMC
Une DMC ne vend pas un produit fini : elle assemble pour chaque partenaire un séjour composé de dizaines de prestations locales. Un logiciel adapté doit donc suivre un dossier complexe de bout en bout, de la cotation à la clôture financière, sans obliger vos équipes à jongler entre un tableur de calcul, une messagerie et un document Word de programme.
La cotation est le cœur du métier
Vérifiez que l'outil sait produire un prix par personne à partir de coûts réels, avec plusieurs bases de groupe, des suppléments single et des variantes d'hébergement. Une cotation fiable est votre premier argument face à un tour opérateur qui consulte souvent plusieurs réceptifs au Maroc. Elle doit aussi devenir le dossier opérationnel une fois acceptée, sinon les écarts entre prix vendu et services réservés deviennent inévitables.
Un dossier, plusieurs métiers
Le commercial qui négocie avec le partenaire, l'agent opérations qui réserve les hôtels et le responsable transport qui affecte les autocars doivent travailler sur le même dossier. Recherchez un outil qui garde un seul programme de référence, des statuts par prestation et un historique des modifications. Avec le module DMC de Siyaha Pro, chaque service d'un dossier conserve son fournisseur, son statut de confirmation et ses notes.
Les fournisseurs comme un actif de l'entreprise
Votre réseau de riads, de camps, de guides et d'autocaristes représente des années de travail. Il ne doit pas vivre dans le téléphone d'un seul employé. Un bon logiciel centralise ces contacts, les conditions négociées et les observations de terrain, comme un camp difficile d'accès après la pluie ou un guide particulièrement apprécié des groupes hispanophones.
Anticiper la haute saison
Au printemps et en automne, plusieurs groupes se chevauchent. Un calendrier des opérations qui affiche arrivées, départs, excursions et transferts de tous les dossiers permet de repérer un guide réservé deux fois ou un manque d'autocars avant le jour J.
Connaître la marge réelle de chaque groupe
La marge prévue à la cotation n'est pas toujours celle obtenue. Les nuits ajoutées, les repas offerts et les transferts imprévus s'accumulent. Choisissez un outil qui relie la facture partenaire, les acomptes reçus et les coûts fournisseurs dans le même dossier.
Démarrer sans perturber la saison
Ne migrez pas tout d'un coup. Commencez par vos fournisseurs principaux et deux ou trois circuits phares, créez les nouveaux dossiers dans l'outil et laissez les dossiers en cours se terminer comme d'habitude. Définissez aussi les rôles dès le départ : un commercial n'a pas forcément besoin de voir tous les coûts fournisseurs.
Pour approfondir, consultez notre guide sur le logiciel de gestion DMC et notre article sur les devis et la facturation dans le tourisme, puis testez Siyaha Pro gratuitement avec un de vos programmes récents.
Questions fréquentes
Une question sur votre cas particulier ? Notre équipe vous répond.
Parler à notre équipeSiyaha Pro gère-t-il les groupes comme les individuels sur mesure ?
Oui. Un dossier peut concerner un couple en circuit privé comme un groupe de cinquante personnes. Les prestations, les passagers et la rooming list sont gérés dans la même structure de dossier.
Peut-on préparer une cotation avec plusieurs bases de groupe ?
Oui. Vous pouvez présenter au partenaire des prix par personne selon différentes tailles de groupe et des variantes d'hébergement, puis convertir la version acceptée en dossier opérationnel.
Comment sont gérées les modifications de dernière minute ?
La modification est faite dans le dossier : programme, rooming list ou service ajouté. Toutes les personnes qui consultent le dossier voient la même version, ce qui limite les erreurs entre ventes et opérations.
Les guides et autocaristes externes sont-ils pris en charge ?
Oui. Ils sont enregistrés comme fournisseurs avec leurs contacts et conditions, puis rattachés aux services des dossiers. Le calendrier des opérations montre leurs affectations sur l'ensemble des groupes.
L'interface est-elle utilisable par des équipes multilingues ?
L'interface est disponible en français, en anglais et en arabe. Chaque utilisateur peut travailler dans sa langue tout en partageant les mêmes dossiers que le reste de l'équipe.
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